Finalmente la humanidad entendió que el tiempo vale más que cualquier otra cosa. En este artículo te contaré sobre una técnica de gestión de proyectos que te ahorrará horas y hasta días de organización, conocida como timeboxing
La técnica del timeboxing es utilizada para gestionar proyectos. A diferencia de la técnica de pomodoro, la duración del tiempo la decides tú.
Es decir, divides las tareas en espacios de tiempo sin interrupciones con el objetivo de evitar procrastinar en el proceso.
Timeboxing, que significa cajas de tiempo, consiste en culminar proyectos siempre y cuando sus objetivos se organicen por «cajas» o time boxes. Cada uno de esos espacios debe tener una lista de pequeñas tareas paso a paso, fechas límites, presupuestos y delegaciones si fuere necesario.
Lo que hace el timeboxing tan efectivo es que te motiva a enfocarte en el tiempo más que en la tarea en sí. Y aunque parezca que no tiene sentido, resulta que cuando nos ponemos este tipo de límites es que hacemos que las cosas se concreten más rápido.
Es, básicamente, un método de organización a prueba de distracciones.
Domina la técnica del timeboxing siguiendo estas sugerencias
Por cada tarea que completes durante las time boxes, debes analizar tu rendimiento. Pronto te darás cuenta que aunque parezca una técnica estrica, estás siguiendo tus propias reglas de juego.
Usa un calendario en la pared
La visualización del tiempo que dispones para lograr una tarea es un gran catalizador. Si no te gusta el calendario de Google, puedes optar por colgar uno en la pared como en la vieja escuela. El timeboxing se trata de trazar un periodo de trabajo antes de una fecha límite para culminar un proyecto importante. Crea una línea de tiempo que conecte varios días.
Redacta un plan de acción
Establece los días y las horas de esos días que trabajarás sin interrupciones. Haz una lista de tareas pequeñas para que no parezca que no sabes por dónde empezar. Un plan de acción implica que también determines objetivos, riesgos y los descansos. Si se trata de un proyecto, divídelo en etapas y luego coordina su aplicación. En caso de que sea una evaluación, crea time boxes sobre cada tema a estudiar.
Balance entre time boxes retadores y los más sencillos
Una vez que le agarras el gustito a esto del timeboxing, te darás cuenta que todo cuando haces en tu vida puede ser dividido en cajas de tiempo. Es por ello que si quieres aplicarlos a otros aspectos más allá de los laborales o académicos, como comenzar un proyecto personal, recuerda crear un balance entre los más retadores y aquellos que son sencillos. Puedes trazarte un proyecto mensual. Unos meses deben tener menor carga de trabajo que otros.
Aplica cláusulas de flexibilidad
Puede suceder que debido a situaciones ajenas a nuestra voluntad, los planes no se den de la manera que queremos. Es por ello, que debes planificar cláusulas de flexibilidad en caso de que las cajas de tiempo deban extenderse o reducirse. Lo que quiere decir que no es efectivo ser tan extricto en el uso del timeboxing. Luego de que establezcas el tiempo, puedes crear unas reglas de reconsideración.
¿Qué aspectos de relevancia podrían cambiar tus planes? Ten siempre presente que los riesgos existen. ¿De cuánto tiempo dispones para trabajar en contingencia de ser necesario?
Aplica la técnica de pomodoro
Combina el timeboxing con la técnica de pomodoro de la que te hablé hace algunos meses. Es muy probable que te ayude a reducir el tiempo de trabajo en caso de que te encuentres en contingencia. También es a prueba de procrastinadores. Mientras que el timeboxing te sirve para gestionar el tiempo de realización de un proyecto, la técnica de pomodoro ayuda a enfocarte en el proceso.
Date una recompensa
Haz tiempo también para celebrar tus logros. Pensar en una recompensa después de un arduo trabajo es bastante motivador. La recompensa no es lo mismo que los descansos (los cuales deben estar claramente demarcados), mas una manera de dar por terminado el proyecto de forma gloriosa. Puedes ir a comer en un lugar rico, o permitirte una siesta de 12 horas.
El timeboxing es tu aliado, no tu verdugo, así como lo es la sección de Productividad de Nerd Universitaria. A veces nos dejamos invadir por la ansiedad que generan retos en nuestros trabajos o ante un nuevo nivel de exigencia académica. Y por experiencia te digo que establecer líneas de tiempo te libera de esa presión, porque te das cuenta que todo tiene su momento y espacio. ¡Camina un paso a la vez y aplica la técnica del timeboxing en tu vida!
Quisiera que describieras en los comentarios cómo administras el tiempo para llevar a cabo tus proyectos. No olvides compartir este artículo en tus redes sociales y en especial a tus compañeros de trabajo.
Nos seguimos leyendo…
Kim
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