Los trámites son el pan de cada día de la adultez y ni se diga de la vida estudiantil. He llegado a un momento en el que me siento conforme con cómo he organizado mis documentos importantes y quiero contarte lo que he hecho…
Siempre he sido una maniaca de la organización, pero no del orden.
Es decir, puedo tener todo planeado, con rutinas bien establecidas, pero mi cuarto está hecho un desastre. Una cosa es ser ordenado y otra muy distinta es ser organizado. Y sobre esto último me siento realmente orgullosa… de lo primero, no tanto.
Sea como sea, estoy bastante complacida de cómo he organizado mis documentos importantes, porque aunque todo a mi alrededor parezca que está patas arriba, me tranquiliza saber que hay aspectos de mi vida que están en su santo lugar.
Cuando se trata de documentos, debemos hacernos responsables de su estado, utlidad, vigencia, validez y resguardo. Créeme cuando te digo que te quitará un peso de encima dedicar al menos una semana para organizar todos tus papeles.
¡Sigue leyendo!
Aprende a organizar documentos importantes
Tómate tu tiempo para hacer este proceso con calma y haz lo cambios que creas pertinente de acuerdo a la manera en la que sientes que te organizas mejor.
Toma el control
Tú eres la única persona que debería custodiar tus cosas. Toma el control de tus documentos y pídele a tus padres, universidad y empleadores que te den tu partida de nacimiento, actas, títulos, cartas, certificaciones y demás. No tengas todos esos papeles en diferentes manos, especialmente si desconoces el estado en el que se encuentran.
Revisa en todas tus gavetas, archiveros y en tu PC. Coloca todo lo que encuentres en físico en un solo sitio. Apílalo y compra una carpeta archivadora que se asemeja a un acordeón. En una así es donde guardo todos mis documentos importantes.
Sepáralos en categorías
Ahora bien, separarlos por categorías es sencillo y te ahorrará mucho tiempo en el futuro cuando tengas que sacar y meter otros documentos. Para identificarlas escríbelas en un papel o cartón. Cuando compras un acordeón por lo general ya los trae y de diferentes colores.
La categorías a continuación son las que me funcionan a mí. Puedes cambiarle los nombres o agregar más si así lo deseas:
- Civiles: En el primer compartimiento tengo mis documentos civiles, los cuales son mi partida de nacimiento, carta de soltería, certificado de confirmación católica, carta de residencia, copias de cédula de identidad tamaño pequeño y ampliado, copias de pasaporte, fotos tipo carnet.
- Laborales: Los documentos laborales son mi currículum, cartas de recomendación de jefes, empresas, certificaciones de trabajo, permisos, licencias, contratos.
- Bachillerato: Tan claro como el agua, aquí guardo mi título de bachiller, notas certificadas, certificados y todo documento oficial de cuanto hice en las escuela.
- Pregrado: En esta categoría tengo los documentos oficiales entregados por la Universidad Arturo Michelena, como mis notas certificadas, constancia de buena conducta, acta de grado, título en fondo negro, posición de grado, carga académica, servicio comunitario y para usted de contar.
- Postgrado: Dentro de poco estudiaré una maestría por la Erasmus Mundus, aquí tengo documentos como mi carta de admisión, contrato estudiantil y especificaciones sobre el contenido programático. Una vez que me gradúe, agregaré título, notas y constancias.
- Certificaciones: Si amas estudiar y capacitarte probablemente debas tener esta categoría pues sirve para que guardes todas tus certificaciones. Yo tengo mi IELTS, cursos y talleres realizados.
- Bancarios: Dentro de esta sección guardo mis documentos bancarios como contratos y tarjetas de coordenadas. Puedes agregar préstamos y estados de cuenta también.
- Salud: En la categoría de salud tengo un registro de mis chequeos médicos especialmente los ginecológicos, de la vista y los de sangre, además de un cartón de vacunas y seguro médico.
- Inmigración: Si tienes visa, permiso estudiantil, antecedentes penales, es aquí donde debes guardarlos. Me gusta tener estos por separado de los civiles.
- Finanzas: Si todavía no has tomado el control de tus finanzas, quizás esta sea la excusa perfecta para comenzar. Guarda en esta sección tus declaraciones de impuestos, presupuestos, inversiones e incluso el seguimiento de tu cuenta de ahorros.
Ten una copia de cada uno
Ve a la papelería y saca al menos una copia de cada uno de los documentos importantes y guárdalos justo al lado de del original. Prioriza cuáles deberían estar en blanco y negro y cuáles a color. Esto te salvará de muchos inconvenientes y te ahorrará tiempo cuando debas hacer un trámite urgente.
Digitalízalos
Esos documentos importantes también deberías escanearlos y tenerlos en un CD, pendrive o en una memoria. Es un respaldo en caso de que alguno se extravíe o no los tengas a la mano en un momento de extrema necesidad.
Colócalos en la nube
Luego de haberlos digitalizados opté por colocarlos en la nube. Hace unos años les hablé de las mejores plataformas donde podían almacenarlos y de verdad funcionan de maravilla. En este caso, creé carpetas con las mismas categorías de mi archivero de acordeón y guardé en el mismo orden los documentos importantes escaneados.
Otras consideraciones
- En el último compartimiento del archivero guardo algunos sobre manila y carpetas listas para cualquier trámite. También puedes tener hojas en blanco.
- De comprar un archivero compra uno que sea tamaño oficio y no carta. Esto porque la mayoría de los documentos importantes suelen usar un formato de hoja más largo.
- Legaliza y apostilla tus documentos en los registros civiles de tu país para que sean válidos en cualquier parte del mundo.
- Coloca tus datos de contacto en un papelito que sea visible justo cuando se abre el archivero, de manera que en caso de que se extravíe algún buen samaritano pueda devolverlo.
- En cada sección o categoría puedes pegar una lista en el orden en el que se encuentran los documentos importantes.
Cuando tengas todo en su santo lugar te habrás quitado un peso de encima. Tómate tu tiempo y hazlo con calma. Mientras tanto, sigue navegando en Nerd Universitaria para que descubras más contenido sobre cómo tener un estilo de vida más productivo y organizado.
En caso de que haya olvidado alguna importante categoría -lo cual es muy probable- siéntete libre de dejar un comentario en la sección de abajo. ¡Por favor comparte este artículo en las redes sociales!
Nos seguimos leyendo…
Kim
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